Chính sách thanh toán

Mục lục

CHÍNH SÁCH THANH TOÁN

CÔNG TY TNHH NHA KHOA NGÔ TUẤN ANH

1. Mục đích

Chính sách thanh toán được xây dựng nhằm đảm bảo quá trình tư vấn, điều trị và thanh toán tại Nha khoa Ngô Tuấn Anh được thực hiện minh bạch, rõ ràng và thuận tiện cho khách hàng.

Chính sách này giúp khách hàng nắm rõ chi phí điều trị, phương thức thanh toán, lịch thanh toán, các khoản đặt cọc, hoàn phí và trách nhiệm thanh toán trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ tại phòng khám.

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ tại Nha khoa Ngô Tuấn Anh, bao gồm nhưng không giới hạn ở các dịch vụ:

Thăm khám, tư vấn và chẩn đoán;
Chỉnh nha mắc cài, chỉnh nha trong suốt, chỉnh nha tăng trưởng;
Điều trị nha khoa tổng quát;
Phục hình răng sứ, veneer, inlay/onlay;
Implant;
Điều trị khớp cắn, TMD;
Các dịch vụ nha khoa khác theo chỉ định của bác sĩ.

3. Nguyên tắc thanh toán

Nha khoa Ngô Tuấn Anh cam kết thông tin chi phí điều trị cho khách hàng một cách rõ ràng trước khi thực hiện dịch vụ.

Mọi chi phí điều trị sẽ được tư vấn dựa trên tình trạng răng miệng thực tế, kết quả thăm khám, phim chụp, dữ liệu scan 3D nếu có và kế hoạch điều trị do bác sĩ đưa ra.

Khách hàng chỉ tiến hành thanh toán sau khi đã được tư vấn về dịch vụ, chi phí, lộ trình điều trị và các điều kiện liên quan.

Đối với các dịch vụ có lộ trình dài như chỉnh nha, Implant, phục hình hoặc điều trị chuyên sâu, phòng khám sẽ thông báo kế hoạch thanh toán theo từng giai đoạn cụ thể.

4. Hình thức thanh toán

Khách hàng có thể thanh toán bằng các hình thức sau:

Tiền mặt tại quầy thu ngân;
Chuyển khoản ngân hàng theo thông tin tài khoản chính thức của phòng khám;
Thanh toán qua thẻ hoặc các phương thức thanh toán điện tử được phòng khám chấp nhận tại từng thời điểm.

Khi chuyển khoản, khách hàng vui lòng ghi rõ nội dung chuyển khoản theo hướng dẫn của nhân viên, ví dụ:

Họ tên khách hàng – Số điện thoại – Tên dịch vụ

Phòng khám chỉ xác nhận thanh toán khi khoản tiền đã được ghi nhận thành công trên hệ thống hoặc tài khoản ngân hàng của phòng khám.

5. Thời điểm thanh toán

Tùy theo từng dịch vụ, khách hàng có thể được yêu cầu thanh toán theo một trong các hình thức sau:

5.1. Thanh toán một lần

Áp dụng đối với các dịch vụ có chi phí cố định hoặc dịch vụ hoàn tất trong một hoặc một vài lần hẹn.

Khách hàng thanh toán toàn bộ chi phí trước khi thực hiện dịch vụ hoặc theo hướng dẫn của phòng khám.

5.2. Thanh toán theo giai đoạn

Áp dụng đối với các dịch vụ có lộ trình điều trị dài như chỉnh nha, Implant, phục hình nhiều răng hoặc các kế hoạch điều trị phức tạp.

Lịch thanh toán sẽ được trao đổi và thống nhất với khách hàng trước khi bắt đầu điều trị. Khách hàng có trách nhiệm thanh toán đúng theo các mốc đã được xác nhận.

5.3. Đặt cọc giữ lịch hoặc xác nhận điều trị

Đối với một số dịch vụ cần chuẩn bị vật tư, đặt lịch bác sĩ, thiết kế kế hoạch điều trị, làm khay, labo hoặc giữ suất điều trị, phòng khám có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc trước.

Khoản đặt cọc sẽ được trừ vào tổng chi phí điều trị khi khách hàng thực hiện dịch vụ.

6. Chính sách đặt cọc

Khoản đặt cọc được áp dụng nhằm xác nhận nhu cầu điều trị, giữ lịch hẹn, chuẩn bị vật tư hoặc triển khai các bước chuyên môn ban đầu theo kế hoạch điều trị.

Khoản đặt cọc có thể không được hoàn lại trong các trường hợp sau:

Khách hàng tự ý hủy điều trị sau khi phòng khám đã triển khai các bước chuyên môn;
Phòng khám đã đặt vật tư, labo, khay chỉnh nha, khí cụ hoặc thiết kế kế hoạch điều trị riêng cho khách hàng;
Khách hàng không đến đúng lịch hẹn nhiều lần và không thông báo trước theo thời gian quy định của phòng khám;
Khách hàng thay đổi quyết định điều trị sau khi phòng khám đã phát sinh chi phí thực tế.

Trong trường hợp khách hàng có lý do chính đáng và thông báo trước, phòng khám sẽ xem xét hỗ trợ chuyển khoản đặt cọc sang dịch vụ khác hoặc bảo lưu trong thời gian phù hợp, tùy từng trường hợp cụ thể.

7. Chính sách thanh toán đối với chỉnh nha

Đối với dịch vụ chỉnh nha mắc cài, chỉnh nha trong suốt hoặc chỉnh nha tăng trưởng, chi phí điều trị sẽ phụ thuộc vào tình trạng răng, khớp cắn, mức độ sai lệch, loại khí cụ và kế hoạch điều trị được bác sĩ chỉ định.

Khách hàng sẽ được tư vấn rõ về:

Tổng chi phí dự kiến;
Các khoản cần thanh toán ban đầu;
Các mốc thanh toán tiếp theo;
Chi phí phát sinh nếu có;
Điều kiện áp dụng ưu đãi;
Trách nhiệm tái khám và tuân thủ điều trị.

Đối với các trường hợp thanh toán theo đợt, khách hàng cần thực hiện đúng lịch thanh toán đã thống nhất để đảm bảo tiến độ điều trị.

Trường hợp khách hàng chậm thanh toán, phòng khám có quyền tạm ngưng một số bước điều trị không khẩn cấp cho đến khi khách hàng hoàn tất nghĩa vụ thanh toán.

8. Chi phí phát sinh

Trong quá trình điều trị, một số chi phí có thể phát sinh nếu tình trạng thực tế của khách hàng thay đổi hoặc có nhu cầu bổ sung dịch vụ ngoài kế hoạch ban đầu.

Các chi phí phát sinh có thể bao gồm:

Điều trị bệnh lý răng miệng phát sinh;
Thay thế khí cụ, mắc cài, khay, hàm duy trì bị mất hoặc hư hỏng do khách hàng;
Dịch vụ phát sinh ngoài kế hoạch điều trị đã thống nhất;
Các yêu cầu điều trị bổ sung theo nhu cầu thẩm mỹ hoặc chức năng của khách hàng.

Mọi chi phí phát sinh sẽ được phòng khám thông báo và tư vấn trước khi thực hiện.

9. Chính sách hoàn phí

Phòng khám xem xét hoàn phí trong các trường hợp khách hàng đã thanh toán nhưng dịch vụ chưa được thực hiện và chưa phát sinh chi phí chuyên môn, vật tư hoặc labo.

Phòng khám có thể không hoàn phí toàn bộ hoặc chỉ hoàn phần còn lại sau khi đã trừ các chi phí thực tế trong các trường hợp:

Dịch vụ đã được thực hiện một phần;
Đã phát sinh chi phí vật tư, labo, thiết kế, khay, khí cụ hoặc kế hoạch điều trị cá nhân hóa;
Khách hàng tự ý ngưng điều trị;
Khách hàng không tuân thủ lịch hẹn, hướng dẫn điều trị hoặc không hợp tác trong quá trình điều trị;
Khách hàng chuyển sang cơ sở khác khi chưa hoàn tất lộ trình điều trị.

Mọi trường hợp hoàn phí sẽ được xem xét dựa trên hồ sơ điều trị, tiến độ thực hiện dịch vụ và chi phí thực tế đã phát sinh.

10. Chính sách bảo lưu chi phí

Trong trường hợp khách hàng chưa thể tiếp tục điều trị vì lý do cá nhân, phòng khám có thể xem xét bảo lưu phần chi phí chưa sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định.

Việc bảo lưu cần được xác nhận bởi phòng khám và không áp dụng tự động cho tất cả dịch vụ.

Thời gian bảo lưu, điều kiện bảo lưu và giá trị bảo lưu sẽ được thông báo cụ thể tùy theo từng trường hợp.

11. Chính sách ưu đãi và khuyến mãi

Các chương trình ưu đãi, khuyến mãi chỉ áp dụng trong thời gian được công bố và theo đúng điều kiện của từng chương trình.

Ưu đãi không có giá trị quy đổi thành tiền mặt.

Trong trường hợp khách hàng đủ điều kiện áp dụng nhiều chương trình ưu đãi, phòng khám sẽ tư vấn chính sách phù hợp nhất tại thời điểm thanh toán. Các ưu đãi không mặc định được cộng dồn nếu không có thông báo chính thức từ phòng khám.

Đối với khách hàng cũ, ưu đãi sẽ được xem xét dựa trên chính sách chăm sóc khách hàng, lịch sử điều trị và quyết định của phòng khám tại từng thời điểm.

12. Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

Cung cấp thông tin cá nhân chính xác khi lập hồ sơ;
Kiểm tra và xác nhận chi phí trước khi thanh toán;
Thanh toán đúng hạn theo lịch đã thống nhất;
Lưu giữ hóa đơn, phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản;
Thông báo sớm cho phòng khám nếu cần thay đổi lịch hẹn hoặc gặp khó khăn trong việc thanh toán;
Tuân thủ hướng dẫn điều trị của bác sĩ để đảm bảo hiệu quả điều trị.

13. Trách nhiệm của phòng khám

Phòng khám có trách nhiệm:

Tư vấn rõ ràng về chi phí, lộ trình điều trị và phương thức thanh toán;
Cung cấp chứng từ thanh toán theo quy định nội bộ;
Ghi nhận đầy đủ các khoản thanh toán của khách hàng trên hệ thống;
Thông báo trước cho khách hàng nếu có chi phí phát sinh;
Hỗ trợ khách hàng kiểm tra lịch sử thanh toán khi cần;
Bảo mật thông tin cá nhân và thông tin tài chính của khách hàng.

14. Xử lý trường hợp chậm thanh toán

Nếu khách hàng thanh toán chậm so với lịch đã thống nhất, nhân viên phòng khám sẽ liên hệ nhắc lịch thanh toán qua điện thoại, tin nhắn hoặc các kênh liên hệ chính thức.

Trong trường hợp khách hàng chưa hoàn tất thanh toán đúng hạn, phòng khám có thể:

Tạm hoãn các bước điều trị không khẩn cấp;
Tạm dừng đặt vật tư, labo, khay hoặc khí cụ mới;
Điều chỉnh lịch điều trị cho đến khi khách hàng hoàn tất khoản thanh toán cần thiết.

Phòng khám luôn ưu tiên trao đổi thiện chí và hỗ trợ khách hàng trong khả năng phù hợp.

15. Hóa đơn, phiếu thu và chứng từ

Sau khi thanh toán, khách hàng sẽ được ghi nhận thanh toán trên hệ thống của phòng khám.

Khách hàng có thể yêu cầu phiếu thu, hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán theo nhu cầu. Việc xuất hóa đơn được thực hiện theo thông tin khách hàng cung cấp và quy định hiện hành.

Khách hàng vui lòng kiểm tra kỹ thông tin trước khi yêu cầu xuất hóa đơn.

16. Điều khoản chung

Chính sách thanh toán này là một phần trong quy trình tư vấn và chăm sóc khách hàng tại Nha khoa Ngô Tuấn Anh.

Phòng khám có quyền điều chỉnh chính sách thanh toán theo từng thời điểm để phù hợp với hoạt động vận hành, chương trình dịch vụ và quy định liên quan.

Mọi thay đổi sẽ được phòng khám thông báo hoặc tư vấn cho khách hàng trước khi áp dụng.

17. Xác nhận của khách hàng

Khách hàng xác nhận đã được tư vấn và hiểu rõ về chi phí, lộ trình thanh toán, điều kiện đặt cọc, hoàn phí và các chính sách liên quan trước khi đồng ý sử dụng dịch vụ tại Nha khoa Ngô Tuấn Anh.